Desde el módulo de mayorista existe la opción de crear pedidos de abono. Un pedido de abono es la devolución de una venta al por mayor, o la devolución de una parte de ésta. En el panel se crean desde el botón NUEVA DEVOLUCIÓN del listado de ventas del módulo MAYORISTA.
Aunque en este artículo explicamos cómo realizarlo paso a paso, hay que remarcar que el proceso es exactamente igual al de realización de un pedido de venta pero introduciendo las cantidades en valor negativo (en vez de poner un 5 en caso de enviar 5 artículos, poner un -5 ya que nos lo están devolviendo).
Requisitos para poder realizar el pedido
Es importante tener creada la venta de la que queremos hacer el abono.
Pasos para poder crear y realizar pedidos de abono
Dirígete al menú lateral y clicar en el botón VENTAS dentro de la sección MAYORISTA.
Te aparecerá el listado de ventas. Las devoluciones se consultan en las pestañas DEVOLUCIÓN PENDIENTE y DEVOLUCIÓN RECIBIDA. Haz clic en el botón NUEVA DEVOLUCIÓN, situado en la parte superior derecha de la pantalla.
Una vez dentro de la pantalla de nueva devolución, deberás rellenar los siguientes campos:
Cliente*: cliente que realiza la devolución. Puedes darlo de alta desde el icono "+👤" o desde la sección de CONTACTOS.
Tarifa de la venta*: tarifa de precios que se aplicará sobre la devolución.
Almacén de existencias*: almacén al que volverán las existencias devueltas.
Almacén de la venta: almacén, muestrario o showroom desde donde los comerciales han gestionado la devolución (opcional).
Agente de ventas: agente que gestiona la devolución.
Periodo/Temporada*: periodo de tiempo en el que se realiza la devolución, útil para analizar los datos. Por ejemplo, Primavera/Verano en moda o Black Friday 2021 en electrónica.
Colección de preventa: colección de preventa a la que quieras vincularla, si procede.
Número de serie*: serie que identificará la devolución (por ejemplo, la serie "Devolución DV…"). Se puede configurar desde CONFIGURACIÓN DE NÚMEROS DE SERIE POR DEFECTO.
Albaranes número de serie: serie de los albaranes de la devolución, que se irán generando a medida que los vayas recibiendo.
Fecha de inicio de envío y Fecha de cancelación: fechas orientativas de la devolución.
Tarifa de venta al público recomendada: se visualizará al imprimir el catálogo como información extra.
Idioma de la factura*: idioma del cliente, en el que se imprimirán el pedido y los catálogos.
Notas y Etiquetas: información extra y etiquetas para facilitar la búsqueda en el futuro.
Una vez rellenados los campos obligatorios (cliente, almacén de existencias, tarifa de precios, periodo/temporada y número de serie) pulsa el botón CONTINUAR.
Habrás cambiado de pestaña y ahora es el momento de añadir los productos que te devuelven, existen 4 opciones:
Escanear el código de barras de cualquier producto.
Buscar en la barra de búsqueda el código del producto.
Pulsar el la lupa, seleccionar múltiples productos a la vez y utilizar filtros para ir más rápido.
Crear un producto nuevo con el creador de productos.
Una vez vayas introduciendo los artículos para vender, se irá creando una matriz con todas las variantes (tallas, tamaños, colores, gustos, etc.), con una cajita para cada una, donde tendrás que introducir la cantidad en NEGATIVO para cada una de las variantes que nos están devolviendo.
Al lado de las opciones de ordenación está la opción VISUALIZACIÓN (icono del ojo), que permite mostrar u ocultar detalles como precios, impuestos, SKUs, existencias y total enviado. Si negocias precios con el cliente, puedes editar el precio de cada variante desde aquí.
También se encuentra debajo de las tallas de cada variante del producto el stock que hay actualmente, para facilitar el pedido de venta sabiendo el stock actual.
Se observará que a medida que has ido entrando las cantidades se irá mostrando el coste del abono que tienen que devolver, en tiempo real, tanto a nivel de producto como al final de la página el total. En este precio aún no se contemplan ni impuestos ni descuentos.
Una vez introducidos todos los productos pulsa el botón CONFIRMAR para que la devolución quede en estado pendiente de recibir.
Para poder facilitar los datos del pedido al cliente, haz clic en el menú superior derecho, con tres puntos verticales, y podrás visualizar las siguientes opciones:
Crear etiquetas: en caso de que el cliente necesite que se le envíen las etiquetas, esta opción pasará todos los productos a la sección de creación de etiquetas para que puedan imprimirse. Para más información sobre como crear etiquetas ver la sección de cómo crear etiquetas.
Editar pedido: Con esta opción, tendrás la posibilidad de editar el pedido ya confirmado para hacer rectificaciones.
Actualizar productos: en caso de realizar cambios en la ficha de uno de los productos que ya se han introducido, estos no se verán reflejados en la compra en curso por seguridad, un cambio en un producto nunca debería modificar compras o ventas antiguas. En caso de que realmente se necesite actualizar el producto de este abono, podrás eliminar el producto y volverlo a añadir, o hacer clic en esta opción de actualizar productos para actualizarlos todos.
Crear una factura proforma: en caso de que quieras que el cliente firme una factura proforma, esta opción creará dicha factura.
Imprimir pedido de venta con precios: permite imprimir el pedido de abono valorado con los precios. Se le puede enviar este archivo vía mail si se quiere estar seguro de que vais alineados con los precios.
Imprimir pedido de venta sin precios: permite imprimir el pedido de abono sin la valoración.
Imprimir catálogo: permite imprimir el pedido de abono con más detalle sobre los productos e incluyendo las imágenes.
Exportar Excel: Esta opción permite descargar un Excel con la información del pedido que será útil para que el cliente introduzca los datos del pedido en su sistema informático.
Descargar imágenes: Esta opción descarga todas las imágenes de los productos de la venta en un fichero comprimido. Es útil si el cliente quiere las imágenes para ponerlas en su sistema informático o página web.
Pasos para poder preparar y enviar pedidos de abono:
Dirígete al menú lateral y clicar en el botón VENTAS dentro de la sección MAYORISTA.
Busca desde la barra de búsqueda la devolución que quieres recibir (o usa la pestaña DEVOLUCIÓN PENDIENTE); puedes utilizar el código del pedido, texto que pueda ir en las notas o incluso el código de uno de los productos que acabas de recibir.
Una vez dentro de la devolución dirígete a la pestaña de albaranes. En esta lista se visualizan los distintos albaranes que se han recibido de esta devolución. Para crear tu primer albarán clica en el botón NUEVO ALBARÁN.
Ahora que estás en la página del albarán, puedes observar que aparece una caja con varias opciones en la parte superior:
Número de serie: número de serie del albarán autogenerado, se puede configurar desde CONFIGURACIÓN DE NÚMEROS DE SERIE POR DEFECTO.
Estado: estado del albarán (borrador de recepción, recibido).
Dirección de envío, Notas (visible en la factura) y Notas privadas.
Creado por: usuario que ha creado el albarán de la devolución.
Recibido por: usuario que ha recibido el albarán de la devolución.
Ahora es el momento de empezar a recibir la parte del pedido de abono que se quiere enviar.
Una vez introducidas todas las existencias que han llegado, haz clic en el botón RECIBIR. En este momento todas las existencias se actualizarán añadiendo las que acabas de marcar en el pedido.
El albarán pasará a estado Recibido y las existencias entrarán en el almacén. Si te has equivocado, puedes deshacerlo con el botón CANCELAR RECEPCIÓN.
Como opciones extras, podrás autocompletar todos los artículos pendientes (útil para no tener que ir uno por uno) e imprimir el albarán (con o sin valoración económica).