Stockagile te permite crear y actualizar contactos de forma masiva a partir de un archivo Excel. El importador identifica cada contacto del archivo por el dato que elijas (razón social, código, NIF o email): si coincide con un contacto existente, lo actualiza; si no, crea uno nuevo.
Es la forma más rápida de cargar tu base de clientes y empresas al empezar a usar Stockagile, o de actualizar en bloque datos como direcciones, teléfonos o personas de contacto.
Requisitos para importar contactos con Excel
El usuario debe tener el rol de PROPIETARIO, VENDEDOR TIENDA, GESTOR TIENDA, GESTOR MAYORISTA o VENDEDOR MAYORISTA. Puedes ver los distintos tipos de rol en el apartado Crear o editar un usuario.
Recomendaciones para importar contactos con Excel
Aunque puedes descargar la plantilla desde el propio asistente de importación, te recomendamos preparar el archivo antes de empezar:
Descarga la plantilla de contactos y rellena un contacto por fila, sin cambiar los nombres de las columnas de la primera fila.
Decide qué dato identificará a cada contacto (razón social, código, NIF o email) y comprueba que está informado en todas las filas y no se repite.
Da formato de texto a las columnas de código, código postal y teléfono para que no se pierdan los ceros iniciales.
Pasos para importar contactos con Excel
Dirígete a la sección de CONTACTOS desde el menú lateral, dentro del módulo de CONTACTOS.
Haz clic en el botón superior derecho IMPORTAR CONTACTOS.
Imagen 1: Lista de contactos con el botón IMPORTAR CONTACTOS.
Se abre la pantalla “Importador de datos” en la pestaña “Contactos”, con el historial de importaciones de contactos. Haz clic en NUEVA IMPORTACIÓN.
Imagen 2: Importador de datos con el botón NUEVA IMPORTACIÓN.
En la ventana “Importar contactos”, haz clic en el dato con el que identificas los contactos del archivo: RAZÓN SOCIAL, CÓDIGO, NIF o EMAIL. Si solo quieres actualizar contactos que ya existen, marca la casilla Actualizar solo contactos existentes. Haz clic en CONTINUAR.
Imagen 3: Ventana “Importar contactos” con el identificador EMAIL seleccionado y el botón CONTINUAR.
En el paso “Subir archivo”, descarga la plantilla si todavía no la tienes y rellénala con un contacto por fila. La columna del identificador que has elegido es obligatoria; además, puedes informar hasta 10 direcciones y 10 personas de contacto por fila con las columnas numeradas de la plantilla (Address 1, Address 2…, Person first name 1, Person first name 2…).
Haz clic en SELECCIONAR ARCHIVO, elige tu archivo (.csv, .xls o .xlsx) y haz clic en SUBIR FICHERO.
Imagen 4: Paso “Subir archivo” con el archivo ya seleccionado y el botón SUBIR FICHERO.
En el paso “Seleccionar columnas”, comprueba que cada columna del archivo (“Columna original”) se corresponde con el campo correcto de Stockagile (“Columna destino”); si usas la plantilla, la relación se rellena sola. La columna del identificador está marcada con un asterisco porque es obligatoria. Al final de la ventana, haz clic en SELECCIONAR COLUMNAS.
Imagen 5: Paso “Seleccionar columnas” con la relación entre las columnas del archivo y los campos de Stockagile.
Stockagile valida el archivo. Si todo es correcto, verás el mensaje “Todo parece correcto”: haz clic en IMPORTAR. Si se detectan errores, una tabla indica la fila, las columnas y el error de cada uno; puedes importar igualmente (las filas con error no se importan) o cerrar el asistente, corregir el archivo y repetir la importación.
Imagen 6: Validación sin errores con el botón IMPORTAR.
Espera a que aparezca el mensaje “Importación finalizada” y haz clic en CERRAR.
Imagen 7: Mensaje “Importación finalizada” con el botón CERRAR.
En el historial verás la nueva importación con el tipo, las filas importadas y el estado “Finalizado”. Haz clic sobre la fila para volver a consultar el resultado.
Imagen 8: Historial de importaciones con la nueva importación en estado “Finalizado”.
Los contactos del archivo ya están disponibles en la lista de CONTACTOS: los que no existían se han creado y los que ya existían se han actualizado con los datos del archivo.
A tener en cuenta:
El importador nunca borra datos: una celda vacía no vacía el campo del contacto y los grupos solo se añaden.
Las filas con errores de validación no se importan; el resto del archivo sí, y la importación queda marcada con un aviso de errores en el historial.
Con la casilla “Actualizar solo contactos existentes” marcada, las filas cuyo identificador no coincide con ningún contacto se marcan como error y no se crean.
Puedes cerrar el asistente mientras la importación está en curso: seguirá ejecutándose y podrás consultar el resultado desde el historial.