Enviar y visualizar documentos a través de Stockagile Hub

Introducción

Para tener controlada la documentación de tu negocio, especialmente la facturación, sabemos que es necesario poder enviar todos los archivos a tus contactos para recibir tanto cobros como pagos, así como los justificantes de estos, de una manera ágil y eficaz.

Detalle de una factura a través de Stockagile Hub

Con Stockagile, podrás enviar un enlace a tus contactos a través del cual podrán acceder a un repositorio con su información y todos sus documentos, de manera que puedan previsualizar, descargar o imprimir.

Esta opción de envío la encontrarás en los siguientes módulos:

• Facturación:
  • Facturas
  • Proformas
  • Presupuestos
• Tiendas > Ventas:
  • Dentro de la ventana emergente de una venta

Requisitos para poder enviar documentos

• El usuario debe tener el rol de PROPIETARIO, GESTOR DE TIENDA o GESTOR DE ALMACÉN. Puedes ver los distintos tipos de rol en el apartado Crear o editar un usuario.

Pasos para poder enviar documentos del módulo de facturación

Para poder enviar documentos, lo haremos des del punto de vista de vista de una factura, pero será el mismo proceso para las proformas y los presupuestos.

1. Dirígete al módulo de FACTURACIÓN en la sección de FACTURAS.
2. Busca y selecciona la factura que quieras enviar.
3. Una vez dentro de la factura, asegúrate de que tienes toda la información correcta.
4. ⚠️ Nota: para poder enviar una factura, debes de haberla generado previamente.
5. Haz clic en el botón ENVIAR que encontrarás arriba a la derecha.
6. Se te abrirá una ventana emergente dónde podrás rellenar la siguiente información:
   • Destinatario/s: para añadir destinatario/s, escribe el correo electrónico de esta, y haz clic en enter. Para eliminarlo, simplemente deberás darle a la cruz que aparecerá al final del correo.
   • Asunto: por defecto vendrá la referencia de la factura, pero puedes modificarlo.
   • Mensaje: dónde podrás dejar por escrito el mensaje que quieres adjuntar con el documento.
7. Cuando tengas toda la información rellenada correctamente, haz clic en ENVIAR.
8. ⚠️ Nota: el remitente de ese correo electrónico por defecto será el configurado a nivel de empresa, si no está configurado, el remitente será no-reply@stockagile.com. 
   • Accede a estos links para configurar el email de Gmail o de Microsoft.
9. Una vez enviado, te saldrá el mensaje de verificación arriba a la derecha.

Ejemplo del paso 6 de envío de factura a través de Stockagile Hub

Pasos para poder visualizar los documentos

1. El destinatario recibirá un email con el asunto que hayas escrito.
2. Dentro del correo electrónico tendrán que hacer clic en ACCEDER A [ref-factura]
3. Se abrirá el portal en una nueva pestaña con la factura correspondiente dónde podrá hacer las siguientes acciones:
   • Descargar
   • Imprimir
4. Para poder visualizar todas las facturas, simplemente deberá hacer clic en el módulo de FACTURAS que encontrará en el menú lateral izquierdo.
5. Según el tipo de destinatario que sea, también podrá navegar y ver el repertorio completo de sus:
   • Recibos
   • Facturas
   • Proformas
   • Presupuestos

Pasos para poder enviar recibos de ventas

1. Dirígete al módulo de TIENDAS en la sección de VENTAS.
2. Haz clic en la venta que quieras enviar el recibo.
3. ⚠️ Nota: para poder enviar el recibo, deberás asignar a la venta un cliente que tenga correo electrónico.
4. Abajo en los iconos verás el icono del sobre:
   • Sin regalo: envía el recibo normal de caja.
   • Con regalo: envía el ticket regalo.
5. Haz clic en el que quieras enviar.
6. Te aparecerá un mensaje arriba a la derecha conforme el ticket se ha enviado correctamente.
7. El destinatario recibirá un correo electrónico similar al mencionado en el apartado anterior y deberá seguir los mismos pasos para poder verlo.

⚠️ Nota: el mensaje que aparecerá en este caso, será el pie de página del ticket asociado a la venta.