Crear y entregar pedidos de venta mayorista – Academy

Las ventas mayoristas son una estrategia efectiva para escala, eficiencia y expansión de mercado, especialmente en sectores donde el volumen es clave para el crecimiento del negocio. Desde el módulo de mayorista tienes la opción de crear pedidos de venta. Un pedido de venta tiene dos pasos:

Ya sea desde el muestrario, showroom, o vía mail o vía la B2B Ecommerce, irás introduciendo todos los productos que el cliente quiere (si vienen vía la B2B ecommerce es el propio cliente quien realizará este proceso). En este punto, tienes la posibilidad de imprimir el pedido de venta, la posibilidad de imprimir un catálogo con imágenes del pedido y más información, la posibilidad de exportar un excel del pedido y la posibilidad de exportar las imágenes.
Una vez puedas empezar a enviarle las existencias (ya sea inmediatamente como al cabo de un período de tiempo), podrás dar de alta y enviar uno o más albaranes con dichas existencias.

Requisitos para poder realizar el pedido de venta

Es importante tener a los clientes creados en el módulo CONTACTOS.
Es indispensable que tengas los productos creados correctamente en el sistema. Puedes ver como crear una tienda en el apartado cómo crear un producto.
Tener creado el almacén desde donde se efectuará la venta.
Tener creada la tarifa de precios que quieres que se aplique a los productos de la venta.

Pasos para poder crear y realizar pedidos de venta

Dirígete al menú lateral y clica en el módulo MAYORISTA > VENTAS.
Te aparecerá el listado de pedidos de venta, clica en la parte superior derecha de la pantalla NUEVA VENTA.
Una vez dentro de la pantalla de nueva compra, debes rellenar obligatoriamente los siguientes campos:
- Contacto*: cliente al cual asignas la venta mayorista. Si le das clic al icono "+👤" podrás crear directamente un nuevo contacto directamente desde esta ventana.
- Tarifa de la venta*: Tarifa de precios que se aplicará sobre la venta.
- Almacén de existencias*: Almacén desde donde saldrán las existencias.
- Almacén de la venta: En caso de que el punto anterior sea negativo, seleccionarás el almacén, muestrario o showroom desde donde los comerciales han realizado la venta.
- Agente de ventas: el agente que está realizando la venta.
- Período/Temporada*: Período de tiempo en el que estás realizando la venta. Te servirá cuando analices los datos. Un ejemplo puede ser Primavera/Verano en caso de moda, Black Friday 2021 en caso de electrónica y T1 2021, en referencia al primer trimestre del 2021, en otros sectores.
- Colección de preventa: Selecciona aquí la colección de preventa en caso de que los quieras filtrar por ese criterio.
- Número de serie*: Número identificador de la venta, viene completado de serie pero puedes personalizarlo desde la sección de CONFIGURACIÓN DE NÚMEROS DE SERIE POR DEFECTO.
- Albaranes número de serie*: Número identificador de los albaranes de venta, viene completado de serie pero puedes personalizarlo como en el caso anterior. Se irán generando a medida que vayas enviando los albaranes de venta.
- Fecha de inicio de envío: Fecha esperada donde te comprometes con el cliente que empezarás a enviar el pedido.
- Fecha de cancelación: Fecha a partir de la cual el cliente ya no le interesa que le envíes el pedido.
- Tarifa de venta al público recomendada: Tarifa de precios de venta al público recomendada, se visualizará al imprimir el catálogo como información extra.
- Idioma de la factura*: Idioma del cliente, en el que quieras que se imprima el pedido, la factura y catálogos.
- Notas: Notas de la compra, en caso de querer guardar información extra que será útil en algún momento.
- Etiquetas: Etiquetas o tags que quieras vincular con la compra para facilitar su búsqueda en el futuro.
Una vez rellenados los campos haz clic en el botón Continuar.
Habrás cambiado de pestaña y ahora es el momento de empezar a poner los productos que quieres vender, tienes 4 opciones:
- Escanear el código de barras de cualquier tipo de producto.
- Buscar en la barra de búsqueda el producto.
- Pulsar en la lupa, seleccionar múltiples productos a la vez y utilizar filtros para ir más rápido.
- Crear un producto nuevo con el creador de productos.
Una vez vayas introduciendo los artículos que quieres vender, se irá creando una matriz con todas las variantes (tallas, tamaños, colores, gustos, etc.), con una cajita para cada una, donde tendrás que introducir la cantidad a vender para cada una.
En caso que actives el "Salto automático al histórico activado", cuando escanees un producto, se saltará a la pestaña del histórico y el procesado y la creación de la venta será mucho más rápida.
Para cambiar el orden de la visualización de los productos, puedes hacer clic al lado del buscador de productos en el pedido, dónde te aparecerán las siguientes opciones:
- Último escaneado: el último producto añadido al pedido de venta aparecerá el primero.
- Primero escaneado: el primer producto escaneado y los consecuentes aparecerán los primeros.
- Código de producto ascendente: el código del producto que empiece por la A irá primero.
- Código de producto descendente: el código de producto que empiece por Z irá último.
Podrás observar que al lado de las opciones de ordenación, hay la opción VISUALIZACIÓN con el icono de ojo. Esta opción permite visualizar más o menos detalles del producto según tus necesidades tales como:
- Precio: de cada una de las variantes. Tienes la opción de editar el precio para cada una, de forma que si negocias precios con el cliente, puedes editarlos desde aquí.
- SKUs: mostrar los SKUs de las variantes de producto.
- Existencias: actuales en el almacén de envío del pedido.
- Total enviado: total de existencias enviadas.
- Mostrar incluyendo impuestos: mostrar los precios incluyendo impuestos.
También encontrarás debajo de las tallas de cada variante del producto el stock que tienes actualmente, para facilitar el pedido de venta.
Para poder facilitar los datos del pedido al cliente, haz clic en el menú superior derecho, con tres puntos verticales, y podrás visualizar las siguientes opciones:
- Importar productos: a través de un documento Excel.
- Crear etiquetas: en caso de que el cliente necesite que le envíes las etiquetas, esta opción pasará todos los productos a la sección de creación de etiquetas para que las puedas imprimir. Para más información sobre como crear etiquetas puedes ver la sección de cómo crear etiquetas.
- Editar pedido: Con esta opción, tendrás la posibilidad de editar el pedido ya confirmado para hacer rectificaciones.
- Actualizar precios: los precios de los productos no se actualizan automáticamente si por otro lado del programa se están tocando. Por lo tanto, esta acción permitirá actualizar los precios según lo que se esté llevando a cabo.
- Actualizar productos: en caso de realizar cambios en la ficha de uno de los productos que ya has introducido, estos no se verán reflejados en la compra en curso por seguridad, un cambio en un producto nunca debería modificar compras o ventas antiguas. En caso de que realmente necesites actualizar el producto de esta venta, puedes eliminar el producto y volverlo a añadir, o hacer clic en esta opción de actualizar productos para actualizarlos todos.
- Crear una factura proforma: en caso de que quieras que el cliente firme una factura proforma, esta opción creará dicha la factura. En esta encontrarás toda la información de tus productos y de sus variantes, incluido el SKU.
- Imprimir/enviar: imprimir o enviar el pedido de venta con/sin precios, imágenes o enviar por el correo electrónico que pidas.
- Imprimir catálogo: permite imprimir el pedido de venta con más detalle sobre los productos e incluyendo las imágenes.
- Exportar Excel: Esta opción permite descargar un Excel con la información del pedido que será útil para que tu cliente introduzca los datos del pedido en su sistema informático.
- Descargar imágenes: Esta opción descarga todas las imágenes de los productos de la venta en un fichero comprimido. Es útil si el cliente quiere las imágenes para ponerlas en su sistema informático o página web.
- Añadir todas las existencias del almacén: añadir todas las existencias del almacén en el pedido, de tal manera que no lo debes hacer manualmente.
Observarás que a medida que has ido entrando las cantidades se te irá mostrando el coste de la venta en tiempo real, tanto a nivel de producto como al final de la página el total.
Una vez introducidos todos los productos pulsa el botón CONFIRMAR para que el pedido quede en estado pendiente de preparar.

1-listado ventas.png

Paso 1: listado ventas

Paso 3: formulario nueva venta

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Paso 5: añadir productos dentro del pedido

4-histórico.png

Paso 7: histórico de la venta mayorista

5-visualización.png

Paso 8: tipo de visualización

Paso 11: visualización de los detalles del menú vertical

Paso 13: pedido de venta

Pasos para poder preparar y enviar pedidos de venta

Dirígete al menú lateral y clica en el botón VENTAS dentro de la sección MAYORISTA.
Busca desde la barra de búsqueda la venta que quieres preparar, puedes utilizar el código del pedido, texto que pueda ir en las notas o incluso el código de uno de los productos que acabas de recibir.
Una vez dentro del pedido dirígete a la pestaña de albaranes. En esta lista visualizarás los distintos albaranes que se han preparado y enviado para este pedido. Para crear tu primer albarán clica el botón de + NUEVO ALBARÁN.
Ahora estás en la página del albarán, puedes observar que te ha aparecido una caja con varias opciones en la parte superior
- Número de serie: Número de serie del albarán autogenerado, se puede configurar como hemos comentado anteriormente desde CONFIGURACIÓN DE NÚMEROS DE SERIE POR DEFECTO.
- Estado: Estado del albarán (borrador, preparado, enviado)
- Dirección de envío: la dirección de envío del pedido.
- Notas (visible en la factura): notas que se mostrarán visibles en la factura.
- Notas privadas: notas que no se verán en la factura.
Al lado verás los usuarios que han realizado modificaciones en el albarán:
- Creado por: Usuario que ha creado el albarán de venta.
- Preparado por: Usuario que ha preparado el albarán de venta.
- Enviado por: Usuario que ha enviado el albarán de venta.
Ahora es el momento de empezar a preparar la parte del pedido de venta que quieres enviar. Puede pasar en muchos casos que no envíes todo lo que el cliente pidió, o que lo envías por partes. Para controlar esto, justo en la parte superior de cada variante, verás dos cajitas que indican lo que hay en el pedido y lo que ya has enviado, para facilitarte el trabajo.
- En caso que quieras añadir un producto tipo serie deberás hacer clic en la casilla de las unidades, y se te abrirá un pop up para seleccionar la serie que quieras vender. Una vez seleccionado haz clic en el botón de "Continuar" y se te añadirán en el albarán.
- Si quieres añadir un producto tipo lote, a este deberás añadirle las unidades que vayas a preparar, y la asignación de la referencia de lote se hará según la política de inventario que hayas definido al producto en cuestión. Una vez preparado el albarán, en el apartado de "Detalles" verás la referencia que debes preparar.
Una vez introducidas todas las existencias que han llegado, haz clic en el botón de PREPARAR. En este momento todas las existencias se actualizarán quitando las que acabas de marcar en el pedido.
Como opciones extras:
- Podrás autocompletar todos los artículos pendientes (útil para no tener que ir uno por uno) e imprimir el albarán (con o sin valoración económica).
- Añadir documentos al albarán: ya sea en el formato que sea.
- Relacionar factura: esta opción te permitirá crear factura y relacionarla con el pedido.
- Sumario: precios y total de los productos preparados al pedido.
Cuando realices el envío clica el botón de ENVIAR para marcar que ya se han enviado.
En el caso de que hagas varios envíos o albaranes distintos, lo podrás hacer desde la pestaña de los albaranes.