Crear pedidos de compras a proveedores – Academy

Las compras a proveedores permiten realizar entradas de existencias en el programa y hacer un seguimiento de su estado, para saber en todo momento lo que se espera y lo que ya ha llegado. Además puedes crear e introducir albaranes y facturas de compras así como registrar los pagos.

Requisitos para poder crear y realizar pedidos de compra

El usuario debe tener el rol de PROPIETARIO o GESTOR DE ALMACÉN. Se pueden ver los distintos tipos de rol en el apartado Crear o editar un usuario.
Aunque se pueden crear productos nuevos desde el mismo proceso de creación de una compra, se aconseja haber registrado todos los artículos antes de empezar la compra.

Crear y recibir pedidos de compras a proveedores

Dirígete al menú lateral y clica en el botón COMPRAS dentro de la sección INVENTARIO.
Aparecerá el listado de compras, haz clic en el botón de +NUEVA COMPRA.
Una vez dentro de la pantalla de nueva compra, debes rellenar los campos de contacto, proveedor y almacén.
En la parte inferior de la pantalla hay la oportunidad de reponer los productos según:
- Productos con existencias mínimas
- Productos sin existencias
- Productos con existencias en negativo
- Reponer las ventas realizadas durante el período de tiempo seleccionado según almacén
Cuando lo tengas todo listo, haz clic en el botón CONTINUAR.
Se habrá cambiado de pestaña y ahora es el momento de empezar a poner los productos que quieres comprar, existen 4 opciones:
- Escanear el código de barras de cualquier producto.
  - ⚠️ Nota: en caso que uses el escáner, se procesará la información de esta en la pestaña de "Histórico" para un procesado más rápido y ágil. Si por el contrario, quieres trabajar desde la pestaña de "Resumen" deberás desactivar el botón de arriba a la derecha de la tabla.
  - ⚠️ Nota: para escanear códigos de números de serie para lotes o UIDs, deberás activar/desactivar la funcionalidad haciendo clic en el icono del escáner que encontrarás arriba a la derecha en el menú superior.
- Buscar en la barra de búsqueda el código del producto.
- Búsqueda avanzada: seleccionar múltiples productos a la vez y utilizar filtros para ir más rápido.
- Pulsar al botón de "Crear producto", situado al lado de la lupa, y que permitirá añadir cualquier producto nuevo que aún no tengas registrado.
Una vez vayas introduciendo los productos que quieres comprar, irá creando una matriz con todas las variantes (tallas, tamaños, colores, gustos, etc.), con una cajita para cada una, donde tendrás que introducir la cantidad a comprar para cada uno.
Además en la línea de producto podrás ver el precio sin impuesto asignado previamente y editarlo en caso necesario. También verás que por defecto aparece el impuesto previamente asignado al producto y que podrás modificar en esta pantalla si fuera preciso. El sumatorio del total de costes que verás arriba a la derecha NO incluye los impuestos, se corresponde únicamente al sumatorio de costes de productos sin ninguna tarifa aplicada. Podrás ver el desglose del coste, el impuesto y sumatorio total en ALBARANES y FACTURAS.
Para poder enviar el pedido al proveedor, haz clic en el menú superior derecho, con tres puntos verticales, y podrás visualizar las siguientes opciones:
- Crear un pedido de producción: en caso de que sea tu propia compañía la que fabrica, se puede crear un pedido de producción en base este pedido de compra.
- Actualizar productos: en caso de realizar cambios en la ficha de uno de los productos que ya has introducido, estos no se verán reflejados en la compra en curso por seguridad, un cambio en un producto nunca debería modificar compras o ventas antiguas. En caso de que realmente necesites actualizar el producto de esta compra, podrás eliminar el producto y volverlo a añadir, o hacer click en esta opción de actualizar productos para actualizarlos todos.
- Crear etiquetas: en caso de que el proveedor necesite que le enviemos las etiquetas, esta opción pasará todos los productos a la sección de creación de etiquetas para que las puedas imprimir. Para más información sobre cómo crear etiquetas ver la sección de Cómo crear etiquetas.
- Imprimir pedido de compra con precios: permite imprimir el pedido de compra valorado con los precios del fabricante. Le puedes enviar este archivo via mail si quieres estar seguro de que váis alineados con los precios.
- Imprimir pedido de compra sin precios: permite imprimir el pedido de compra sin la valoración.
- Imprimir catálogo: permite imprimir el pedido de compra con más detalle sobre los productos e incluyendo las imágenes. Ésta opción permite ahorrar muchos malentendidos con los fabricantes ya que con la foto se puede evitar el error humano.
Una vez introducidos todos los productos pulsas el botón HACER PEDIDO para que el pedido quede en estado realizado y esperando.
En caso de que hayas introducido precios de compra distintos a los que hay en el producto, cuando recibas un albarán de compra te aparecerá una pantalla informando del recálculo de los precios de coste de los productos. Para calcular el precio de coste de los productos se utiliza el precio medio ponderado o PMP, que consiste en realizar un cálculo del valor medio de las existencias que había al inicio y de las entradas ponderadas según sus cantidades. Este precio de coste lo verás en la pantalla de detalles de producto.