Requisitos para poder gestionar las transferencias
Tener dos almacenes o tiendas creados en el sistema (como mínimo), para poder realizar transferencias de una ubicación a otra. Puedes ver como crear una tienda en el apartado Crear tienda o almacén.
Tener creados productos a transferir. Puedes ver como crear un producto, en el apartado Crear producto.
Pasos para realizar una nueva transferencia
Dirigirse al menú lateral y entrar en el apartado TRANSFERENCIAS, dentro del módulo de INVENTARIO.
Nos aparece el listado de transferencias y para realizar una nueva, tenemos que pulsar el botón de NUEVA TRANSFERENCIA (en la parte superior derecha de la pantalla).
Una vez dentro de la pantalla de nueva transferencia, debemos rellenar los campos obligatorios (marcados por un "*"), los que no estén ya autocompletados.
Almacén de origen*: seleccionar almacén o tienda des de la que se enviará el stock.
Almacén a reponer*: seleccionar almacén o tienda en el que se recibirá el stock (este campo se llamaba anteriormente "Almacén de destino").
Notas: notas adicionales sobre la transferencia
Etiquetas: etiquetas para las transferencias.
Finalmente, cuando estén todos los campos rellenados, le damos a CONTINUAR y se nos crea la nueva transferencia en "Borrador".
Puedes guiarte por la ocupación para saber si el almacén o tienda de destino, tiene capacidad (en m3) para almacenar todos los productos que quieres enviar.
Paso 1: Listado de transferencias
Paso 2: Detalles de una nueva transferencia
En la pestaña "Detalles" también se muestra el bloque "Estado", con el usuario y la fecha de cada fase (Creado por, Borrador confirmado por, Preparado por, Enviado por y Recibido por), y la sección opcional "Reposición de ventas": activando "Reponer las ventas realizadas durante un período" e indicando un rango de fechas, la transferencia puede proponer automáticamente las cantidades a enviar según las ventas de ese período (puedes marcar también "Tener en cuenta transferencias en curso" para no duplicar unidades que ya estén en camino).
Pasos para poder editar, confirmar, preparar y enviar una transferencia (a partir de una transferencia ya registrada):
En la pestaña "Pedido" de la transferencia ya creada, tenemos que seleccionar los productos que vamos a transferir. Para ello, podemos buscarlos a través del "buscador simple", a través del "buscador avanzado", o bien, escaneando el código de barras de los productos.
Al buscar y seleccionar productos, estos se irán añadiendo a la transferencia y podremos editar el stock a transferir (si escaneamos los códigos de barras, el stock se irá autocompletando de forma automática, según las veces que escaneemos cada código; siempre y cuando escaneemos el código de barras, con el cursor ubicado fuera del buscador de productos).
Una vez añadidos todos los productos, en la parte superior derecha encontramos dos botones para confirmar el pedido: PEDIR, que confirma el borrador y pasa la transferencia al estado "Pendiente de preparar" (sin reservar todavía el stock); y PEDIR Y RESERVAR, que confirma el borrador y, en el mismo paso, asigna el stock en el almacén de origen, pasando directamente al estado "Existencias asignadas".
Si se confirmó con PEDIR, la transferencia queda "Pendiente de preparar" y en la pestaña "Entrega" aparece el botón PREPARAR: al pulsarlo, se asigna el stock en el almacén de origen y la transferencia pasa a "Existencias asignadas" (este paso se puede deshacer con "Cancelar preparación").
Una vez con el stock asignado (ya sea porque se pulsó PEDIR Y RESERVAR o PREPARAR), en la pestaña "Entrega" aparece el botón ENVIAR: al pulsarlo, el stock se descuenta definitivamente del almacén de origen y la transferencia pasa al estado "Enviada" (también se puede deshacer con "Cancelar envío").
Paso 3: Pestaña Pedido, con los botones PEDIR Y RESERVAR y PEDIR
Tanto la pestaña "Pedido" como la pestaña "Entrega" incluyen las sub-pestañas Resumen, Detalles e Histórico: desde "Detalles" puedes seguir añadiendo o escaneando productos (incluyendo números de serie, lotes o UID), y en "Histórico" se registra cada movimiento de stock asociado a la transferencia (tipo de movimiento, cantidades antes/después, fecha y origen). El interruptor "Salto automático al histórico desactivado" controla si, al escanear un producto, se salta automáticamente a esta sub-pestaña.
Pasos para recibir y confirmar una transferencia
Una vez ENVIADA una transferencia, podremos acceder a ella a través del listado de transferencias registradas, pudiendo también recurrir a los filtros del listado, para encontrarla más fácilmente (según el origen o destino de la transferencia, según el estado de la transferencia o según su tipo: si es una transferencia o una reposición).
Una vez "detectada" la transferencia a recibir, tendremos que pulsar encima de ella y, desde la pestaña "Entrega", pulsar el botón azul "Recibir albarán precargado" para recibir automáticamente todas las unidades enviadas; o desplegar sus opciones y elegir "Recibir albarán vacío" si preferimos introducir manualmente las cantidades recibidas. La transferencia pasa al estado "Pendiente de confirmar".
Junto a estos botones, el menú de los tres puntos ofrece acciones adicionales, como imprimir el albarán, exportar a Excel, crear etiquetas o duplicar la transferencia.
Finalmente, pulsamos CONFIRMAR: el stock se suma en el almacén de destino y la transferencia pasa al estado "Recibido" (este paso también se puede deshacer con "Cancelar recepción"). Desde la sub-pestaña "Histórico" de la pestaña "Entrega" podrás consultar el detalle de cada movimiento de stock asociado a la transferencia; ten en cuenta que este histórico solo recoge los movimientos registrados a partir de su implementación, por lo que las transferencias más antiguas pueden mostrarlo vacío.
Paso 4: Transferencia en estado "Enviada", pestaña Entrega
Paso 5: Transferencia "Pendiente de confirmar", botón CONFIRMAR
Paso 6: Transferencia "Recibida", pestaña Entrega / Histórico